24 juillet 2024

organiser ses projets : les outils digitaux indispensables d'un(e) Wedding Designer.

Pour être efficace dans notre métier, il est essentiel de s’organiser avec des outils adaptés. Nous utilisons plusieurs supports pour gérer les différents projets : des listes de tâches (« to-do lists »), des comptes rendus réguliers par mails, des tableaux Excel, etc.

Une fois que les mariés ont décidé de nous engager, nous leur partageons le déroulé des préparatifs, à savoir les deadlines à respecter, les différentes étapes d’avancement, etc. Cela permet aux futurs mariés de savoir où nous en sommes dans l’organisation de leur projet et les rassure.

Réaliser des listes de tâches à accomplir par mariage

Lorsque nous avons plusieurs mariages à préparer simultanément, il est crucial d’être très organisé(e). C’est pourquoi nous établissons des “to-do list” c’est-à-dire des listes de tâches à accomplir pour chaque mariage. Elles nous aident à hiérarchiser les priorités et à ne rien oublier.

Quand vous travaillez en équipe, pensez à partager vos tâches à tous les membres pour optimiser la communication et assurer un suivi rigoureux de chaque projet. Il est également primordial de tenir à jour vos progrès et de détailler chaque étape du processus. Ainsi, en cas d’absence, vos collaborateurs /trices pourront continuer à avancer sur les projets en cours.

Outils de gestion de projet gratuit : Trello, Asana, Monday.com

Rédiger un compte rendu pour chaque rendez-vous

Nous avons réalisé un rendez-vous en l’absence de notre collaborateur/trice ? Nous souhaitons garder une trace des derniers changements demandés par les mariés ? Pour que rien ne passe à la trappe et surtout pour que chaque membre de l’équipe ait un suivi clair de chaque projet, nous envoyons un compte rendu de chaque rendez-vous à notre collaborateur/trice ainsi qu’aux mariés et aux différents prestataires concernés.

Il est préférable de rédiger ce compte rendu dans un document plutôt que dans le corps du mail, afin de conserver une trace dans le dossier du mariage concerné. Dans ce document, nous indiquons la date du rendez-vous, les personnes présentes, et structurons les informations avec des titres et sous-titres. Le compte rendu doit être clair et compréhensible pour tous, concis mais à la fois détaillé.

Outils de rédaction de texte : Word, Google Docs

Organiser vos équipes avec des tableaux collaboratifs

La veille du mariage, une équipe de professionnels est chargée de l’installation. Il est parfois possible qu’un(e) wedding designer ait plusieurs mariages à gérer le même jour. Par conséquent, avant le début de la saison, il est crucial que le(la) wedding designer répartisse soigneusement ses équipes. Cette organisation est essentielle pour garantir une efficacité optimale et assurer un travail de qualité le jour J.

Pour faciliter l’organisation des équipes, nous rendons ces tableaux accessibles à toute l’équipe. Le collaboratif permet ainsi à chaque membre de voir les mises à jour en temps réel, de prendre connaissance de ses horaires et lieux de travail, de s’organiser de façon autonome et de savoir à qui se référer en cas de questions.

Avec ce tableau collaboratif, nous assurons une organisation transparente et efficace, permettant à toute l’équipe de travailler de manière harmonieuse et coordonnée, assurant ainsi le succès de chaque événement.

Outils : Excel, Google Sheets, Trello

et plus tard ... ?

L’utilisation d’outils digitaux adaptés est indispensable pour organiser efficacement le travail d’un wedding designer. Des listes de tâches aux tableaux collaboratifs en passant par les comptes rendus détaillés, chaque outil joue un rôle crucial dans la gestion des projets, la communication avec les clients et la coordination des équipes.

Ces outils digitaux sont non seulement indispensables pour le bon déroulement des mariages, mais ils permettent également de créer une synergie au sein de l’équipe, de renforcer la confiance des clients et de garantir un service de qualité.

Comment pouvons-nous intégrer de nouvelles technologies pour améliorer encore plus nos services ? Restez à l’affût de nos prochains articles où nous explorerons les dernières tendances et outils émergents qui pourraient révolutionner le secteur de l’événementiel.